檔案室建設將實現(xiàn)智能自動化,實現(xiàn)人防、物防、技防的管理模式.檔案室環(huán)境智能管理、檔案室智能管理與檔案室設備、存儲設備、環(huán)境設備聯(lián)動運行.主要內(nèi)容包含：檔案室一體化控制管理系統(tǒng)、智能存儲檔案柜、RFID識別盤庫系統(tǒng)、檔案借閱 / 收發(fā)管理系統(tǒng)、氣體消防滅火系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等幾大系統(tǒng)以及其他配套設施.
檔案室及相關辦公場地建設要符合檔案防護的基本要求,實現(xiàn)按功能區(qū)域劃分設計,實現(xiàn)防潮、防水、防火、防盜、 防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)；檔案室地面應光潔、平整、耐磨,設有防止漏電的保護設置,檔案室地面平均承重應為200公斤/平 方米以上,采用密集架時承重應不低于在800公斤/平方米為 宜.完成對所有設計區(qū)域裝修施工及電器設計改造工作.

安裝的智能密集柜其智能性體現(xiàn)在無序存放、有序管理、操作工序簡單方便、功能性強.實現(xiàn)檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集柜內(nèi)溫濕度的管理控制.一體化智能檔案庫房的建設,既提高了人員的工作效率、降低能源消耗,又節(jié)約了運行成本,實現(xiàn)了人性化管理理念.

檔案室管理水平需要進一步提高.面對經(jīng)濟社會和各項事業(yè)快速的發(fā)展變化,檔案室日常數(shù)據(jù)記錄的及時性、針對性、準確性相對不足,限制了日常管理效果的彰顯.

  檔案室設備一體化進一步加強.檔案室的面積使用率較高,避免出現(xiàn)因庫房設備種類多、數(shù)量多、接口不標準等情況,避免重復建設,提前規(guī)劃好設備的接口,預留好電源等基礎設施建設,需要采用整合好、一體式的設備.

  檔案存儲設備智能化建設進程需要進一步加快.檔案存儲設備智能化尚未建立,實物檔案開發(fā)利用的智能化水平不高,檔案資源優(yōu)勢未能得到充分發(fā)揮.

  隨著智能化程度的提高,實物檔案在不斷的增加,檔案利用也逐步增加.要適應新的形勢,檔案館自身建設加強.檔案存儲設備智能化、更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲體系等方面著手實施,改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀.

  標準化智能檔案室以科學技術為基礎,依靠先進的設備和優(yōu)越的設計理念、科學客觀的管理,利用恒濕消毒凈化一體機對庫房溫濕度進行綜合智能控制,以達到防高溫、防潮濕、防霉菌、防蟲等要求,有效整合檔案庫房溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統(tǒng)、煙霧感應檢測系統(tǒng)、紅外防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)、以及檔案存儲設備智能密集架管理系統(tǒng),為用戶提供一個舒適、便捷的工作環(huán)境,為檔案提供一個、舒適的存放環(huán)境,終實現(xiàn)節(jié)約時間、節(jié)約能源和提高工作管理效率的目標.